PRIVACY POLICY

LANGUAGE

English version | Polish version

1. Privacy Policy

Pursuant to Article 13 (1) and (2) of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter GDPR), we would like to inform you that:

1. Ultimo Sp. z o.o., with its registered office at ul. Raduńska 40, 83-333 Chmielno, Poland, NIP [taxpayer’s identification number] 957-102-71-84, REGON [statistical number] 220837957 (hereinafter Ultimo Sp. z o.o. or the Organiser) is the Controller of your personal data.

2. Your information is used for the purposes of proper organisation of the Event, which is understood as a three-day conference and workshop event called ProductCamp, and for the purposes of maintaining contact with its participants afterwards.

3. You provide your personal data voluntarily; however, for the participation in the Event and the purchase of tickets the provision of true personal data is a necessary condition. The minimum scope of data to be used by the Organiser to identify a Participant shall cover: full name, email address, telephone number, company name - individual designation of the entrepreneur which purchased Tickets for the Participants - unless the Participant purchased tickets as a natural person. Failure to provide the aforementioned personal data or provision of false information shall exclude the Participant from participation in the Event.

4. Your personal data may be disclosed to the Controller’s employees or associates authorised to process personal data in connection with the performance of their duties, in particular where your identity needs to be confirmed to provide you with a name badge to enter and participate in the Event.

5. Where the Client or the Participant is a legal entity, its representative who purchases tickets on its behalf shall notify the individuals of the provisions of this Privacy Policy.

6. If you want to obtain any information which is not included herein or if you have any questions regarding the processing of your personal data, contact us at: ido@productcamp.pl

Ultimo Sp. z o.o. uses its best efforts to ensure that all personal data are processed in accordance with the purpose for which they were collected, and used in accordance with the scope of the authorisations (consents) granted and the processing areas permitted by law; moreover, we ensure the confidentiality, integrity and accountability of the personal data we process.

The personal data processed shall not be made available without the consent of the data subjects, unless such data are made available to individuals authorised to process personal data, entities to whom the data were transferred under a personal data processing agreement (including those which cooperate with the Controller: HR and accounting offices of BCS Consulting plc., a foreign entity; Rafał Nastały trading as SKY31, who provides the services of an advertising agency; electronic payment services, such as: Eventbrite, Paypal) and other entities authorised under applicable provisions of law.

All personal data shall be processed in accordance with the requirements of generally applicable law, in particular Regulation (EU) 216/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data and repealing Directive 95/46/EC (OJ L 2016.119.1 of 04.05.2016), the Personal Data Protection Act of 10 May 2018 (Dz.U. [Journal of Laws] of 2018, item 1000 of 24.05.2018), the Act on Rendering Electronic Services of 18 July 2002 (Dz.U. of 2019, item 123, i.e. of 21.01.2019, as amended) and the Telecommunications Law (Dz.U. of 2018, item 1954, i.e. of 12.10.2018, as amended), including in accordance with the scope of the consent given.

The personal data processed shall be transferred to countries outside the European Union and the European Economic Area in order to process electronic payments for the purchase of Event Tickets.

2. PURPOSE OF PERSONAL DATA PROCESSING

1. Your personal data shall be processed for the following purposes:
a) purchasing tickets, under Article 6 (1) (f) of GDPR,
b) informing the Event Participants of the details, course and changes in the agenda of the event, under Article 6 (1) (a) of GDPR,
c) performing a contract for the rendering of services offered by the Organiser as part of the purchase of Tickets for individual days of the Event, under Article 6 (1) (b) of GDPR,
d) sending notifications of services rendered by the Organiser, in particular marketing notifications, to the email address and telephone number provided during registration / purchase of Event tickets or in the course of creating the Participant's account, also in the form of commercial information, under Article 6 (1) (a) of GDPR,
e) implementing electronic communication aimed at provision of on-going communication between the Organiser and the Participants, under Article 6 (1) (a) of GDPR.

3. PERSONAL DATA RETENTION PERIOD

1. Participants’ personal data shall be stored during the use of productcamp.pl website and after that period to the extent necessary to settle transactions, assert and limit claims for payment for Tickets purchased or for the period necessary to achieve the purposes for which they were collected.

2. Where justified on the basis of generally applicable legal regulations, Participants’ personal data shall be stored for the period provided for by law.

4. PARTICIPANT’S RIGHTS

1. Ultimo Sp. z o.o. respects the rights of any person whose data are processed, including:
a) right of access to personal data,
b) right to rectification of data,
c) right to erasure of data (“right to be forgotten”),
d) right to restrict the processing of data,
e) right to data portability,
f) right to object,
g) right not to be subject to a decision based solely on automated processing, including profiling, which produces legal effects concerning such person or similarly significantly affects such person.

2. Where the data are processed based on the consent of the data subject, such a person shall have the right to withdraw their consent at any time, with the reservation that this will not affect the legality of the processing made on the basis of the consent prior to its withdrawal.

3. The Participant whose personal data are processed by the Organiser may exercise their rights as mentioned above by sending an email to the Organiser’s address: ido@productcamp.pl with their requests.

4. A data subject has the right to lodge a complaint with a supervisory authority, if the data subject believes that their rights have been violated.

5. USE OF PHYSICAL LIKENESS

1. Pursuant to Article 13 (1) and (2) of GDPR, by accepting this Privacy Policy the Participant consents to the processing by Ultimo Sp. z o.o. of their personal data in the form of images registered in photos and videos taken during the Event, and to the use of the Participant’s physical likeness by the Controller free of charge by placing these photos and videos on the Controller’s website and on its profile on social media sites, i.e. Facebook, Instagram, Youtube, Twitter and Linkedin, in accordance with Article 81 (1) of the Act on Copyright and Related Rights of 04 February 1994. (Dz.U. of 2018, item 1191, i.e. of 21.06.2018, as amended).

2. The Participant’s physical likeness shall be used solely for the purposes of promotional and marketing activities undertaken by the Controller.

6. COOKIES

1. Pursuant to Article 173 of the Telecommunications Law of 16 July 2004, the Controller hereby notifies you that it collects information about Clients/Participants via “cookies”.

2. This section explains the rules for saving, storing, and accessing information on the Client’s/Participant’s devices through the use cookies.

3. Cookies are IT data and in particular small text information which is saved and stored on the Client’s and the Participant’s terminal devices, through which Ultimo Sp. z o.o. and productcamp.pl websites can be accessed, such as for instance a computer, smartphone or tablet.

4. The Controller shall store cookies on the Client’s/Participant’s terminal device to ensure proper operation of its websites, to remember the settings selected by the Client/Participant and personalise the interface in the selected language, to provide greater security, including to detect possible fraud or abuse, and for direct marketing purposes.

5. The Client/Participant may change cookie settings on their own and at any time, determining the conditions of their storage and access. These changes can be made via settings of the Internet browser used by the Client/Participant.

6. The Client/Participant can delete cookies at any time via the available functions in their web browser.

7. Comprehensive information can be found in the software (web browser) settings. Details for the Client/Participant who uses the following web browsers:

Internet Explorer: https://support.microsoft.com/en-gb/help/278835/how-to-delete-cookie-files-in-internet-explorer
Mozilla Firefox: https://support.mozilla.org/en-US/kb/clear-cookies-and-site-data-firefox
Chrome: https://support.google.com/chrome/answer/95647?hl=en-GB
Opera: http://help.opera.com/Linux/9.60/pl/cookies.html
Safari: https://support.apple.com/en-gb/HT201265

Please note that limitations or exclusions of the use of cookies and other similar technologies may affect some of the functionalities available on the Organiser's website.

7. SECURITY AND STORAGE OF INFORMATION

1. Ultimo Sp. z o.o. shall ensure the security of personal data through appropriate technical and organisational measures to prevent unlawful processing and accidental loss, destruction and damage.

2. Personal data shall be processed with confidentiality and integrity.

8. OTHER INFORMATION

1. The Controller shall delete the Participant's data in accordance with their rights and in all circumstances provided by law, in particular at the Participant's request.

2. The Controller may assign another entity, a processor, to process the Participant's personal data on the basis of a written contract referred to in Article 28 of GDPR.

3. Communication between the user's computer and the Organiser's server during the collection of personal data and making purchase transactions shall be encrypted with the SSL protocol (Secure Socket Layer).

1. Polityka Prywatności

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: RODO) informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Ultimo Sp. z o.o., z siedzibą przy ul. Raduńska 40, 83-333 Chmielno, NIP 957-102-71-84, REGON 220837957 (dalej: Ultimo Sp. z o.o. bądź Organizator).

2. Państwa dane wykorzystywane są w celu prawidłowej organizacji Wydarzenia, przez co rozumie się trzydniowe wydarzenie konferencyjno-warsztatowe o nazwie ProductCamp oraz w celu utrzymania kontaktu z uczestnikami po jego zakończeniu.

3. Podanie przez Państwa danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w zakresie uczestnictwa w Wydarzeniu oraz zakupu biletów podanie prawdziwych danych osobowych stanowi warunek konieczny. Minimalny zakres danych osobowych, przez które Organizator będzie identyfikował Uczestnika to: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, firma – indywidualne oznaczenie przedsiębiorcy, który zakupił Bilety dla Uczestników – chyba że Uczestnik kupił bilety jako osoba fizyczna. Niepodanie wyżej wymienionych danych osobowych bądź podanie nieprawdziwych, wyklucza Uczestnika w udziale w Wydarzeniu.

4. Państwa dane osobowe mogą zostać ujawnione pracownikom i współpracownikom Administratora, posiadającym upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w związku z wykonywaniem obowiązków, w szczególności w sytuacji konieczności potwierdzenia Państwa tożsamości celem otrzymania Identyfikatora uprawniającego do wejścia i uczestnictwa w Wydarzeniu.

5. W sytuacji gdy Zamawiającym bądź Uczestnikiem jest osoba prawna, na przedstawicielu dokonującym w jej imieniu kupna biletów spoczywa obowiązek poinformowania osób o treści niniejszej Polityki Prywatności.

6. W celu uzyskania informacji nieobjętych niniejszym dokumentem oraz w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z nami pod adresem e-mail: ido@productcamp.pl

Ultimo Sp. z o.o. dokłada szczególnej staranności, aby wszelkie dane osobowe były przetwarzane zgodnie z celem, dla których zostały zebrane i wykorzystywane stosownie do zakresu udzielonych zezwoleń (zgód) oraz obszarów przetwarzania dozwolonych prawem oraz zapewnia poufność, integralność i rozliczalność przetwarzanych przez nas danych osobowych.

Przetwarzane dane osobowe nie są udostępniane bez zgody osób, których dane dotyczą, chyba że udostępnia się te dane osobom upoważnionym do przetwarzania danych osobowych, podmiotom którym przekazano dane na podstawie umowy powierzenia (w tym współpracującym z Administratorem: biurom kadrowo-księgowym podmiotu zagranicznego BCS Consulting plc, Rafałowi Nastały, prowadzącemu działalność gospodarczą pod firmą SKY31, świadczącemu usługi z zakresu działalności agencji reklamowych, serwisom realizującym płatności elektroniczne, takim jak: Eventbrite, Paypal) oraz podmiotom upoważnionym na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

Wszystkie dane osobowe przetwarzane są w sposób zgodny z wymogami powszechnie obowiązującego prawa, w szczególności w zgodzie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 216/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.U.UE.L.2016.119.1 z dnia 2016.05.04), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2018.1000 z dnia 2018.05.24), ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U.2019.123 t.j. z dnia 2019.01.21 ze zm.) oraz ustawą prawo telekomunikacyjne (Dz.U.2018.1954 t.j. z dnia 2018.10.12 ze zm.), w tym zgodnie z zakresem udzielonej zgody.

Przetwarzane dane osobowe są przekazywane do państw spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego celem realizacji płatności elektronicznych determinujących zakup Biletu na Wydarzenie.

2. CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu:
a) kupna biletów w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
b) informowania Uczestników wydarzenia o jego szczegółach, przebiegu oraz zmianach w programie, w oparciu o art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
c) realizacji umowy na przeprowadzenie usług oferowanych przez Organizatora w ramach kupna Biletów na poszczególne dni Wydarzenia na podstawie art. 6 ust 1 lit. b RODO,
d) wykonywania usług świadczonych przez Organizatora, w szczególności typu marketingowego na podany w trakcie rejestracji/kupna biletów na Wydarzenie lub założenia konta Uczestnika adres e-mail oraz numer telefonu, w tym w postaci informacji handlowej na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
e) realizacji komunikacji elektronicznej, mającej na celu bieżącą komunikację pomiędzy Organizatorem a Uczestnikami na podstawie art. 6 ust 1 lit. a RODO.

3. OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH OSOBOWYCH

1. Dane osobowe Uczestników przechowywane są w czasie korzystania z serwisu productcamp.pl jak i po tym terminie w zakresie niezbędnym do rozliczenia transakcji, dochodzenia i przedawnienia roszczeń z tytułu płatności za zakupione Bilety lub przez okres niezbędny do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane.

2. Jeżeli jest to uzasadnione na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa, dane osobowe Uczestników przechowywane są także przez okres prawem przewidziany.

4. PRAWA UCZESTNIKA

1. Ultimo Sp. z o.o. respektuje prawa przysługujące każdej osobie, której dane są przetwarzane, w tym prawa:
a. dostępu do danych,
b. do sprostowania danych,
c. do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
d. do ograniczenia przetwarzania danych,
e. do przenoszenia danych,
f. do wniesienia sprzeciwu,
g. do niepodlegania decyzji, która opiera się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu i wywołuje wobec tej osoby skutki prawne lub w inny sposób istotnie na nią wpływa.

2. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą, osoba ta ma prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie, z tym zastrzeżeniem, iż nie wpłynie to na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

3. Z wyżej wymienionych uprawnień, Uczestnik, którego dane Organizator przetwarza, może skorzystać ze swoich uprawnień poprzez skierowanie wiadomości e-mail na adres Organizatora: ido@productcamp.pl, w którym przedstawi swoje żądania.

4. Osoba, której dane Organizator przetwarza, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, jeśli uzna, że jej prawa zostały naruszone.

5. WYKORZYSTANIE WIZERUNKU

1. Poprzez akceptację niniejszej Polityki Prywatności, Uczestnik, stosownie do art. 13 ust. 1 i 2 RODO wyraża zgodę na przetwarzanie przez Ultimo Sp. z o.o. jego danych osobowych w postaci wizerunku zarejestrowanego na zdjęciach i filmach wykonanych podczas Wydarzenia oraz na nieodpłatne wykorzystanie przez Administratora mojego wizerunku poprzez umieszczenie tych zdjęć i filmów na stronie internetowej Administratora oraz na jego profilu prowadzonym na portalach społecznościowych, tj. Facebook, Instagram, Youtube, Twitter oraz Linkedin, zgodnie z art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. (Dz.U.2018.1191 t.j. z dnia 2018.06.21 z pózn. zm).

2. Wizerunek Uczestnika będzie wykorzystywany tylko i wyłącznie na cele promocji i działań marketingowych podejmowanych przez Administratora.

6. COOKIES

1. Na podstawie art. 173 ustawy z dnia 16 lipca 2004 roku Prawo telekomunikacyjne Administrator informuje, że gromadzi informacje o Zamawiających/Uczestnikach za pośrednictwem plików “cookies”.

2. W niniejszym ustępie określone są zasady zapisywania, przechowywania oraz dostępu do informacji na urządzeniach Zamawiającego/Uczestnika za pomocą stosowania plików cookies.

3. Pliki cookies stanowią dane informatyczne, w szczególności są to niewielkie informacje tekstowe, które zapisywane i przechowywane są na urządzeniach końcowych Zamawiającego i Uczestnika, za pośrednictwem których możliwe jest korzystanie ze strony internetowej Ultimo Sp. z o.o. oraz productcamp.pl, takich jak np. komputer, smartfon czy tablet.

4. Administrator przechowuje pliki cookies na urządzeniu końcowym Zamawiającego/ Uczestnika w celu zapewnienia prawidłowego działania jego stron internetowych, zapamiętania ustawień wybranych przez Zamawiającego/Uczestnika i personalizacji interfejsu w zakresie wybranego języka, marketingu bezpośredniego, zapewnienia większego bezpieczeństwa, w tym aby wykryć ewentualne oszustwa czy nadużycia.

5. Zamawiający/Uczestnik może samodzielnie i w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies, określając warunki ich przechowywania i uzyskiwania dostępu. Zmian tych można dokonać za pomocą ustawień używanej przeglądarki internetowej.

6. Zamawiający/Uczestnik może w każdej chwili usunąć pliki cookies korzystając z dostępnych funkcji w używanej przeglądarce internetowej.

7. Kompleksowe informacje dostępne są w ustawieniach oprogramowania (przeglądarki internetowej). Szczegóły dla Zamawiającego/Uczestnika korzystających z poszczególnych przeglądarek internetowych:

Internet Explorer: http://support.microsoft.com/kb/278835/pl
Mozilla Firefox: http://support.mozilla.org/pl/kb/usuwanie-ciasteczek
Chrome: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=pl&answer=95647
Opera: http://help.opera.com/Linux/9.60/pl/cookies.html
Safari: http://support.apple.com/kb/HT1677?viewlocale=pl_PL

Administrator informuje, że ograniczenia bądź wyłączenia stosowania plików cookies i innych podobnych technologii mogą wpłynąć na niektóre funkcjonalności dostępne na stronie internetowej Organizatora.

7. BEZPIECZEŃSTWO I PRZECHOWYWANIE INFORMACJI

1. Ultimo Sp. z o.o. zapewnia bezpieczeństwo danych osobowych dzięki odpowiednim środkom technicznym i organizacyjnym, mającym na celu zapobieżenie bezprawnemu przetwarzaniu danych oraz ich przypadkowej utracie, zniszczeniu oraz uszkodzeniu.

2. Dane osobowe przetwarzane są z uwzględnieniem poufności oraz integralności.

8. POZOSTAŁE INFORMACJE

1. Administrator zobowiązuje się do usunięcia danych Uczestnika stosownie do przysługujących mu praw, jak i we wszystkich okolicznościach przewidzianych przez prawo, w szczególności na żądanie Uczestnika.

2. Administrator może powierzyć przetwarzanie danych osobowych Uczestnika innemu podmiotowi – procesorowi, na podstawie pisemnej umowy, o której mowa w art. 28 RODO.

3. Komunikacja między komputerem użytkownika a serwerem Organizatora, w czasie zbierania danych osobowych i dokonywania transakcji zakupu, jest zaszyfrowana z użyciem protokołu SSL (Secure Socket Layer).